Informativa sul trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 22 agosto 2026

In questa pagina sono fornite le informazioni sul trattamento dei dati personali degli utenti dei servizi resi attraverso l'applicazione AloVault (di seguito il "Servizio") richieste dalla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, in particolare ai sensi dell'Art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito "GDPR").

1. Titolare del trattamento dei dati

Titolare del trattamento dei dati degli utenti del Servizio è: ALOSYS COMMUNICATIONS S.R.L. (di seguito il "Titolare" o "Alosys")
Sede legale: Via Giovanni Paisiello 12 Int. S29, Roma 00198
CF e P. IVA: 08974171004
Tel: 06.51964757 | Fax 06.54224210
Dati di contatto: e-mail comunicazione@alosys.it

2. Tipologie di dati trattati

I dati personali (di seguito i "Dati") che possono essere raccolti e trattati nell'ambito del Servizio sono i seguenti:

(a) dati anagrafici (es. nome e cognome) e dati di contatto (es. email e numero di telefono) degli utenti, necessari per la registrazione al Servizio;
(b) dati di accesso al Servizio (es. data e ora di ogni accesso, indirizzo IP, identificativi del dispositivo) e dati relativi all'utilizzo del Servizio (es. file di log quali data e ora dell'invio o del ricevimento di contenuti cifrati trasferiti tramite il Servizio). Si precisa al riguardo che né il Titolare né alcun altro soggetto, al di fuori degli utenti destinatari, può avere accesso in chiaro ai contenuti trasferiti tramite il Servizio (documenti, messaggi, chat, allegati, note vocali e posizioni condivise), in quanto protetti da cifratura end-to-end;
(c) dati relativi ai pagamenti dei corrispettivi delle licenze per l'utilizzo del Servizio (es. dati di fatturazione), riferiti di norma all'organizzazione di appartenenza dell'utente.

Si segnala che il mancato conferimento di alcuni Dati (es. i dati richiesti in fase di registrazione dell'utente) potrebbe rendere impossibile la fornitura del Servizio. L'Utente, qualora fornisca al Titolare dati di terzi, solleva il Titolare da ogni responsabilità per il loro trattamento per finalità strumentali all'erogazione del Servizio.

Il Titolare non raccoglie né tratta dati biometrici degli utenti, avvalendosi, per la fornitura del Servizio, dei sistemi offerti dal dispositivo dell'utente stesso per la generazione di codifiche univoche e personali basate sull'autenticazione biometrica. I dati biometrici non lasciano mai il dispositivo.

Il Servizio non utilizza sistemi di tracciamento a fini pubblicitari, di marketing o di profilazione.

3. Finalità del trattamento

(a) consentire al Titolare di fornire e migliorare il Servizio;
(b) proteggere l'account degli utenti e il Servizio, anche allo scopo di prevenire abusi e attacchi esterni;
(c) adempiere ad obblighi di legge cui può essere soggetto il Titolare (ad esempio in materia fiscale);
(d) dare riscontro a richieste degli utenti.

4. Basi giuridiche che legittimano il trattamento

i trattamenti svolti per le finalità di cui alle lettere (a), (b) e (d) del paragrafo 3 sono effettuati in quanto necessari all'esecuzione di un contratto con l'utente e/o all'esecuzione di misure precontrattuali, ai sensi dell'Art. 6, par. 1 lett. b) del GDPR;
i trattamenti svolti per le finalità di cui alla lettera (c) del paragrafo 3 sono effettuati, ai sensi dell'Art. 6, par. 1 lett. c) del GDPR, per adempiere obblighi legali ai quali è soggetta Alosys in quanto Titolare.

È inoltre possibile che il Titolare esegua trattamenti di Dati per ulteriori finalità necessarie per il perseguimento del legittimo interesse di Alosys, nonché a tutela degli interessati o di terzi, ai sensi dell'Art. 6, par. 1 lett. f) del GDPR. In questi casi, il Titolare tratterà i Dati solo dopo aver appurato che il perseguimento dei propri interessi legittimi o di quelli di terzi non comprometta i diritti e le libertà fondamentali degli interessati e informerà i soggetti interessati dei trattamenti in questione.

5. Destinatari

Avranno accesso ai dati personali esclusivamente le seguenti categorie di destinatari:

personale di Alosys espressamente autorizzato al trattamento dei dati personali per la gestione del Servizio (es. personale amministrativo, tecnico, legale, amministratori di sistema);
soggetti esterni (es. fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, consulenti esterni) che trattano dati per conto del Titolare e che sono pertanto nominati da Alosys quali responsabili del trattamento ai sensi dell'Art. 28 del GDPR;
soggetti terzi che trattano i dati in qualità di titolari autonomi, ad esempio per adempiere obblighi di legge (comunicazioni a fini fiscali ecc.).

Alcuni Dati (es. data di invio e ricevimento di contenuti cifrati, tipologia degli smartphone utilizzati) saranno inoltre accessibili ad altri membri della medesima community/organizzazione dotati di privilegi particolari.

6. Modalità del trattamento dei dati raccolti

I Dati sono trattati dal Titolare con strumenti automatizzati, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Tutte le comunicazioni tra l'applicazione e i server avvengono su canali cifrati.

7. Luogo del trattamento e trasferimento dei dati

I Dati sono trattati all'interno dell'Unione Europea e non verranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

8. Periodo di conservazione

i Dati raccolti per scopi collegati all'esecuzione del contratto tra Alosys e l'utente del Servizio saranno trattenuti sino a quando l'account dell'utente risulterà attivo e per i due anni successivi all'eventuale disattivazione; i dati relativi ai pagamenti e in generale i dati contabili e fiscali saranno conservati per dieci anni successivi alla disattivazione dell'account;
i dati di contatto degli utenti necessari per l'avvio del processo di registrazione trasmessi da altri utenti saranno cancellati entro due mesi dal loro ricevimento, nel caso in cui tali utenti non effettuino la registrazione entro il medesimo termine;
i dati personali eventualmente raccolti per finalità riconducibili all'interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse;
Alosys potrebbe essere obbligata a conservare i dati personali per un periodo più lungo in ottemperanza a un obbligo di legge o per ordine di un'autorità.

Al termine del periodo di conservazione i dati personali saranno cancellati.

9. Cancellazione dell'account

L'utente di AloVault può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione del proprio account e dei dati ad esso associati:

inviando una e-mail a comunicazione@alosys.it dall'indirizzo di posta con cui è registrato al Servizio, con oggetto «Cancellazione account AloVault»; oppure
rivolgendosi all'amministratore della propria organizzazione, che può disattivare l'account tramite la console di gestione.

A seguito della richiesta saranno cancellati: i dati anagrafici e di contatto dell'account, le registrazioni dei dispositivi e le relative chiavi pubbliche, e i metadati di utilizzo, entro 30 giorni. Fanno eccezione i dati che il Titolare è tenuto a conservare per obblighi di legge (es. dati contabili e fiscali, conservati per i termini indicati al paragrafo 8).

I contenuti cifrati eventualmente presenti sui dispositivi degli utenti (propri o dei destinatari) risiedono esclusivamente su tali dispositivi e possono essere rimossi disinstallando l'applicazione.

10. Diritti dell'utente

L'interessato avrà diritto, in relazione ai propri dati, a: accedere ai propri dati personali; chiederne la cancellazione o rettifica; limitarne il trattamento; richiederne la portabilità; opporsi al trattamento. In ogni caso l'interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitare i diritti elencati, l'interessato può presentare richiesta al Titolare all'indirizzo comunicazione@alosys.it, tramite il quale può essere contattato anche il Responsabile della protezione dei dati eventualmente designato dal Titolare.

11. Modifiche e aggiornamenti a questa privacy policy

Il Titolare del trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento, dandone notizia agli utenti e rendendo disponibile l'informativa aggiornata.